Doküman Otomasyonu
Doküman otomasyonu, fatura, sözleşme ve sipariş formu gibi belgelerdeki bilgileri yapay zeka ile okuyup ilgili sistemlere otomatik aktaran bir çözümdür. Belgelerin elle bilgisayara girilmesine gerek kalmaz; veriler kontrol edilir, sınıflandırılır ve doğru yere kaydedilir.
Her gün e-postayla gelen PDF faturaları tabloya geçirmek ya da sözleşmelerden tarih ve tutar çıkarmak saatler alır ve kopyalama hatalarına açıktır. Bu iş tekrarlıdır; tam da otomasyonun en iyi sonuç verdiği türden bir iştir.
Neler yapabilir?
- PDF, görsel veya e-posta ekindeki belgelerden veri çıkarma
- Fatura numarası, tarih, tutar ve firma gibi alanların otomatik tanınması
- Verilerin muhasebe tablosuna, CRM’e veya arşive aktarılması
- Şablondan otomatik sözleşme, teklif ve form üretimi
- Eksik veya tutarsız belgeler için uyarı
Nasıl kuruluyor?
Belge türlerinin belirlenmesi
Hangi belgelerin hangi kanaldan geldiğini ve hangi bilgilerin nereye aktarılması gerektiğini çıkarıyoruz.
Okuma ve doğrulama kuralları
Her belge türü için okunacak alanları ve doğrulama kurallarını tanımlıyoruz.
Sistemlere bağlantı
Çıkarılan verilerin kaydedileceği tablo, muhasebe veya CRM sistemine bağlantıyı kuruyoruz.
Test ve devreye alma
Gerçek belgelerinizle test edip doğruluğu kontrol ettikten sonra sistemi devreye alıyoruz.
Hangi işletmeler için uygun?
- Lojistik
- İrsaliye ve teslim belgelerinin işlenmesi.
- E-ticaret ve perakende
- Tedarikçi faturalarının toplu işlenmesi.
- Emlak ofisi
- Kira ve satış sözleşmelerinin şablondan hazırlanması.
- Danışmanlık
- Teklif ve sözleşme dokümanlarının hızla hazırlanması.
Süre ve ücret
Kurulum çoğu işletmede 2–4 hafta sürer. Ücret, otomatikleştirilecek sürecin kapsamına ve bağlanacak sistemlere göre belirlenir. Süreç 30 dakikalık ücretsiz ön görüşme ile başlar; görüşmenin ardından size özel bir otomasyon haritası ve teklif hazırlarız. Taleplere 24 saat içinde dönüş yapıyoruz.
Sık sorulan sorular
Taranmış veya fotoğrafı çekilmiş belgeleri okuyabilir mi?
Evet. Doğruluk belgenin netliğine bağlıdır; okunamayan veya emin olunamayan alanlar onayınız için işaretlenir, böylece hatalı veri sessizce sisteme girmez.
Belgelerdeki kişisel verilerin güvenliği nasıl sağlanıyor?
Belgeler yalnızca tanımlanan iş akışı için işlenir ve erişim yetkili kişilerle sınırlandırılır. Kişisel veri içeren belgelerde KVKK gerekliliklerini kurulum aşamasında birlikte planlıyoruz.
Kurulum ne kadar sürer?
Çoğu proje 2–4 hafta içinde devreye alınır. Süre, entegre edilecek sistem sayısına ve iş akışının karmaşıklığına göre değişir. Net takvimi ücretsiz ön görüşmenin ardından paylaşıyoruz.
Ücreti ne kadar?
Ücret, otomatikleştirilecek sürecin kapsamına ve gereken entegrasyonlara göre belirlenir. 30 dakikalık ücretsiz ön görüşmede ihtiyacınızı dinliyor, ardından size özel bir otomasyon haritası ve teklif hazırlıyoruz.