e-Fatura entegrasyonu nedir? Muhasebe yazılımınızla nasıl kurulur?
e-Fatura entegrasyonu, faturalarınızın satış, sipariş veya e-ticaret sisteminizden elle tekrar girilmeden oluşturulup GİB altyapısı üzerinden alıcıya iletilmesini sağlayan bağlantıdır. Fatura, kullandığınız özel entegratör veya muhasebe yazılımınızın e-Dönüşüm modülü üzerinden düzenlenir; entegrasyon ise bu altyapıyı iş süreçlerinize bağlar.
e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark
Hangi belgenin düzenleneceğini alıcı belirler. GİB’e göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflere yapılan satışlarda e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara (örneğin son tüketiciye) yapılan satışlarda e-Arşiv fatura düzenlenir. Bu yüzden iyi kurulmuş bir entegrasyon, her satışta alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını kontrol eder ve doğru belge türünü kendisi seçer.
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellef | Kayıtlı olmayan mükellef veya son tüketici |
| Tipik kullanım | Firmalar arası (B2B) satış | Perakende ve e-ticaret satışı |
GİB’in üç e-Fatura yöntemi
GİB, e-Fatura uygulamasından yararlanmak için üç yöntem tanımlar. Üçünde de kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir; fark, faturanın nerede oluşturulduğu ve ne kadar otomatikleştirilebildiğidir.
- GİB Portal: Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web portalında elle düzenlenir. Fatura adedi düşük işletmeler için uygundur; başka sistemlerle otomatik bağlantı kurmaya elverişli değildir.
- Özel entegrasyon: GİB’den izin almış bir özel entegratör aracılığıyla yapılır. Çok sayıda fatura düzenleyen veya faturalama ihtiyaçları farklılaşan işletmeler için tasarlanmıştır. Muhasebe yazılımlarının e-Dönüşüm hizmetleri genellikle bu modelle çalışır.
- Bilgi işlem sistemi entegrasyonu: İşletme kendi bilgi işlem sistemini doğrudan GİB sistemine bağlar. Teknik ve idari yükü yüksek olduğu için çoğunlukla büyük ölçekli şirketler tercih eder.
Kimlerin e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmek zorunda olduğu, ciro eşikleri ve sektör kuralları zaman içinde değişebilir. Güncel zorunluluk durumunuzu GİB e-Belge sitesinden veya mali müşavirinizden kontrol edin.
Entegrasyon neyi otomatikleştirir?
e-Fatura’ya geçmek tek başına iş yükünü azaltmaz; faturayı yine birinin portala veya muhasebe programına girmesi gerekir. Asıl kazanç, faturanın oluştuğu yerle kesildiği yerin birbirine bağlanmasıdır:
- Sipariş onaylandığında veya sevkiyat çıktığında faturanın otomatik oluşturulması
- Alıcının kayıtlı kullanıcı sorgusuna göre e-Fatura veya e-Arşiv seçimi
- E-ticaret ve pazaryeri siparişlerinin toplu faturalandırılması
- Kesilen faturanın cari hesaba, ödemenin ise banka hareketiyle eşleştirilerek tahsilata işlenmesi
- Vadesi geçen faturalar için otomatik hatırlatma
- Ay sonunda mali müşavire düzenli belge ve özet paketi
Logo, Mikro veya Paraşüt kullanıyorsanız
Yeni bir muhasebe programına geçmeniz gerekmez. Eksik olan genellikle yazılımın kendisi değil, sipariş, stok, e-ticaret ve banka gibi diğer sistemlerden gelen verinin ona elle girilmesidir. Muhasebe yazılımları genellikle Excel veya XML gibi standart formatlarla veri içe aktarmayı destekler; bu sayede veri, yazılım firmasından ayrıca bağlantı izni almadan tek adımda aktarılabilir. Yazılımınız ve sürümünüz doğrudan bağlantıya izin veriyorsa aktarım tamamen otomatik hale de getirilebilir.
Kurulumdan önce kontrol listesi
- Hangi satış kanallarından fatura kesildiğini çıkarın: mağaza, saha satış, web sitesi, pazaryerleri.
- Faturayı bugün kimin, hangi bilgiyle ve hangi adımda kestiğini yazın.
- Kullandığınız muhasebe yazılımının sürümünü ve e-Dönüşüm hizmetini kimden aldığınızı belirleyin.
- Otomatik kesilecek faturalar ile onaya düşmesi gerekenleri ayırın (iade, iskonto, özel fiyat).
- Mali müşavirinizle hesap planı ve belge akışını birlikte gözden geçirin.
Sonraki adım
Faturalama ve tahsilat sürecinizin hangi kısmının otomatikleşebileceğini görmek için Ön Muhasebe ve e-Fatura Entegrasyonu sayfamıza göz atın ya da 30 dakikalık ücretsiz ön görüşme alın.