Yapay zeka randevu asistanı: Klinikler ve randevulu işletmeler için rehber
Yapay zeka randevu asistanı, müşterilerin WhatsApp, telefon veya web sitesi üzerinden yazdığı ya da söylediği randevu taleplerini anlayıp takvimde uygun saati bulan, randevuyu oluşturan, değiştiren ve hatırlatma gönderen bir sistemdir. Form doldurmak yerine “Yarın öğleden sonra müsait misiniz?” gibi doğal bir cümleyle randevu alınabilir.
Nasıl çalışır?
- Müşteri WhatsApp’tan yazar, telefonla arar veya web sitesindeki bağlantıyı kullanır.
- Asistan talebi anlar: hangi hizmet, hangi gün ve saat aralığı, hangi uzman.
- Takvimdeki uygun saatleri kontrol eder ve seçenekleri sunar.
- Müşteri bir saat seçtiğinde randevuyu oluşturur ve onay mesajı gönderir.
- Randevudan önce otomatik hatırlatma gönderir; müşteri iptal veya erteleme isterse yeni saat önerir.
- Karmaşık veya hassas durumlarda konuşmayı resepsiyona aktarır.
Hangi kanallardan randevu alınabilir?
- WhatsApp: en sık kullanılan kanal; WhatsApp AI chatbot ile sohbet içinde randevu alınır.
- Telefon: sesli AI asistan aramayı karşılar, randevuyu konuşarak oluşturur.
- Web sitesi ve sosyal medya: paylaşılan randevu bağlantısıyla müşteri saati kendisi seçer.
Klasik online randevu formundan farkı
Online formlar müşterinin hizmeti, uzmanı ve saati kendisinin bulmasını bekler. Yapay zeka asistanı ise serbest metni anlar, eksik bilgiyi sorar ve seçenekleri sunar. Ayrıca aynı asistan randevu dışındaki soruları, örneğin fiyat, adres veya hazırlık bilgisini de yanıtlayabilir.
Hatırlatmalar ve unutulan randevular
Randevuya gelmeme sorununun önemli bir kısmı unutmaktan kaynaklanır. Asistan randevudan önce, örneğin bir gün önce, otomatik hatırlatma gönderir ve müşterinin tek mesajla onaylamasına veya ertelemesine izin verir. Boşalan saatler takvimde hemen başka müşterilere açılır.
Klinikler için KVKK notu
Sağlık verisi KVKK’da özel nitelikli kişisel veri sayılır ve randevu bilgileri de bu kapsama girebilir. Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce yapılan işlemler için kanunda istisnalar bulunur; ancak Kurul’un belirlediği yeterli güvenlik önlemlerinin alınması şarttır. Randevu verisinin pazarlama gibi tedavi dışı amaçlarla kullanılması ise ayrı bir hukuki dayanak gerektirebilir.
- Asistanın yalnızca randevu için gereken veriyi toplamasını sağlayın; teşhis veya şikayet ayrıntısı istemeyin.
- Aydınlatma metnini konuşmanın başında veya bağlantıyla sunun.
- Verilere erişimi yetkili personelle sınırlandırın ve hizmet sağlayıcılarla veri işleme şartlarını netleştirin.
Bu bölüm genel bilgilendirmedir, hukuki görüş yerine geçmez. Kliniğinize özgü uygulama için bir hukuk danışmanına başvurun.
Kurulum süreci
Kurulum genellikle 2–4 hafta sürer: hizmet ve uzman listesinin çıkarılması, randevu kurallarının (süre, ara, iptal politikası) belirlenmesi, takvim bağlantısı, mesaj şablonlarının onayı ve gerçek senaryolarla test. Ayrıntılar için Takvim ve Randevu Sistemi sayfamıza veya klinikler için otomasyon sayfamıza bakabilirsiniz.